الرئيسيةاعمال واموالتفويض المهام : كيف يمكنك تفويض المهام بشكل سليم للآخرين ؟
اعمال واموال

تفويض المهام : كيف يمكنك تفويض المهام بشكل سليم للآخرين ؟

يعد تفويض المهام أحد الأشياء الضرورية اللازمة لنجاح العمل ، لأنك لن تكون قادرًا على أداء جميع المهام في العمل بمفردك ، وبالتالي تحتاج إلى تفويض بعضها إلى أولئك الذين يعملون معك في منظمة ، ويمكننا أن نعرف عملية تفويض المهام لنطلب من بعض الناس القيام ببعض المهام بدلاً منك ، بينما لا تزال مسؤولاً وتراقب بالضبط ما يحدث ، وتتألف عملية التفويض من أربع مراحل “التقييم ، التسليم ، الدعم ، الملخص سنتحدث في هذه المقالة عن كل مرحلة من هذه المراحل ، وكيف يمكن القيام بها بشكل صحيح.

أهم المبادئ التوجيهية لتفويض المهام في عالم الأعمال

مرحلة التقييم

ماذا يحدث في عملية التقييم على وجه التحديد؟

في هذه العملية ، يتم تحديد احتياجات المؤسسة بدقة ، وعبء العمل على الأفراد ، وطبيعة عمل الموظفين ، وبعد تحديد هذه العناصر ، يتم التقييم للوصول إلى إجابة على سؤالين :

  • ما المهام التي سأفوضها؟
  • من سأختار بالضبط تفويض عملية المهام؟
  • هنا يجب أن نلفت الانتباه إلى أن عملية التقييم يجب أن تتم في وقت مبكر ، دون انتظار اللحظات الأخيرة ، لذلك لا يمكنك إكمال عملية التقييم ، وتعيين المهمة إلى شخص غير مؤهل أو غير قادر على تأديته بسبب طبيعة عمله.

    كيف تقيم المهام؟

    بصفتك الشخص المسؤول عليك أن تنظر إلى الصورة الكبيرة أولاً ، وتجيب على هذه الأسئلة قبل التفكير في تفويض المهام للأفراد. :

  • كيف أقضي وقتي؟
  • ما هي المهام التي أقوم بها؟
  • ما مدى أهمية كل مهمة؟
  • كم من الوقت تتطلب كل مهمة؟

  • ما هي المهارات المطلوبة لإكمال هذه المهام؟
  • ستؤدي الإجابة على هذه الأسئلة إلى تحديد أشياء كثيرة ، على سبيل المثال ، قد تجد مهام لا يمكن الاستغناء عنها تمامًا من الفريق ، والتي قمت بها سابقًا ولم تعد ضروري للتسجيل في القادمة. كما تعلم مهارات أعضاء الفريق معك ، وطبيعة المهام التي قام بها كل شخص من قبل ، ستتمكن من تحديد المهام التي يمكن تفويضها وفقًا لمهارات كل شخص.

    كيف يمكن تفويض المهام إذا كان هناك أكثر من شخص واحد يمكنه القيام بالمهام؟

    حتى تتمكن من الإجابة على هذا السؤال ، اسأل نفسك ما يلي:

  • أي منهم قد يتطور بشكل أفضل إذا تم تنفيذ هذه المهمة ؟؟؟
  • ما هي المهام التي يحب كل شخص العمل عليها؟
  • لذا فإن الإجابة على هذه الأسئلة ستسهل عليك إتمام التقييم واختيار الشخص المناسب لأداء المهمة.

    ضع في اعتبارك أنك مسؤول عن الوظيفة ، وأنه لا يمكن تفويض جميع المهام ، حيث توجد بعض المهام التي تعتمد في طبيعتها على قرار مباشر يخص المسؤول ، على سبيل المثال: القرارات الشخصية المتعلقة طريقة العمل ، قرار بشأن الأمور المالية ، قرار بشأن مستقبل المكان.

    ما طبيعة تفويض المهام وتوزيعها على الأفراد؟

    إذا افترضنا أن هناك 3 مهام نسعى للعمل عليها ، وتتكون كل مهمة من “التخطيط والإنتاج والإنجاز” التالي ، هناك احتمالان للانقسام:

  • أنت تسأل ثلاثة أعضاء من العمل ، ويطلب من كل شخص أداء مهمة كاملة.
  • سوف توفر الكثير من الوقت هنا في العمل ، ولكن النتيجة قد تكون ضعيفة إلى حد ما ، بسبب قلة خبرة الأفراد و عدم التخصص في المهام ، وبالتالي تفويض المهام قد لا يعمل كما تريد.
  • أنت تطلب من ثلاثة موظفين العمل ، ويقوم كل شخص بتخصص معين ، يأخذ الشخص الأول التخطيط في المهام الثلاث ، والشخص الثاني يأخذ الإنتاج في المهام الثلاث ، والشخص الثالث يكمل المهام الثلاث. هنا ، ستكون النتيجة قوية نتيجة للأخصائي في أداء المهام ، ولكنها قد تتطلب المزيد من الوقت ، حتى يتمكن كل شخص من تنفيذ الجزء المطلوب منه على وجه التحديد في جميع المهام قبل تسليم المهام إلى الشخص التالي.
  • بالطبع تختار ما يناسبك وفقًا لطبيعة عملك ، عندما تختار الشخص المناسب أو الأشخاص المناسبين للمهمة ، يمكنك الانتقال إلى المرحلة التالية.

    مرحلة التسليم

    المرحلة الثانية من تفويض المهام هي التسليم ، بعد تحديد الشخص المناسب الذي يمكنك تعيين المهمة إليه ، يجب عليك أن تطلب منه القيام بذلك.

    شاهد أيضاً:  كيف يحيي الناس طقوس يوم عرفة اليوم السابق للعيد بطرق متعددة؟

    أخبر الشخص بالمهام المطلوبة

    في البداية يجب عليك تحديد الطريقة المناسبة. سبب لإخبار الشخص بما هو مطلوب منه ، نجاح تفويض المهام يعتمد على نجاح الشخص في فهم ما هو مطلوب منه على وجه التحديد ، وبالتالي يمكنك إخباره في مقابلة شخصية ، أو على الهاتف ، أو عن طريق البريد الإلكتروني ، أيا كانت الطريقة التي يجب أن تكون مناسبة ، وأخبره بالأشياء التالية:

  • لماذا اخترته للقيام بهذه المهمة؟ “فرصة للتطوير ، مهارات أفضل.” ما هي طبيعة المهمة التي سيقوم بها على وجه التحديد؟
  • ما هي الأهداف التي تريد تحقيقها من هذه المهمة؟

  • ما هي الموارد المتاحة له أثناء العمل؟
  • ما هو الموعد النهائي لإنهاء المهمة؟
  • كيف يمكنه الاتصال بك ليخبرك بما يحدث في المهمة؟
  • لنجاح تفويض المهام ، ما هو شكل الدعم الذي يحتاجه؟
  • ما هو مستوى السلطة والاستقلالية التي يتمتع بها في تنفيذ المهمة؟

    ما هي التحديات التي يمكن مواجهتها؟

    بعد أن تخبره بكل هذه الأشياء ، يمكنك أن تطلب منه الرد سواء وافق على التفويض أم لا ، وقد يحتاج إلى وقت للتفكير ، على سبيل المثال ، يمكنك منحه هذه المرة ، ثم قبل المهمة ، يمكنك سؤاله عما إذا كان يرى إضافة هناك في المهمة من وجهة نظره أم لا ، وإذا لم يتم قبولها ، يمكنك اختيار شخص آخر للقيام بهذه المهمة. يجب أن تهتم بمعرفة ما إذا كان هناك أي سؤال يتعلق بعملية تفويض المهام التي قمت بها إليه أم لا ، من أجل التأكد من أنه قد فهم بالضبط ما هو مطلوب ، ويجب عليك أيضًا مراعاة العمل الضغط في المهام الأساسية التي يؤديها الشخص ، وبالتالي لا يجب أن تحمله فوق طاقته الأساسية.

    مستوى سلطة الشخص

    عندما تفوض ، من الطبيعي أن تمنح الشخص مستوى معينًا من السلطة لأداء هذه المهام ، و قد تفشل عملية تفويض المهام لأن الناس لا يدركون مستوى سلطتهم ، وهناك مجموعة من المستويات التي يتم تحديدها وفقًا لطبيعة المهمة وما هو ضروري لنجاحها:

  • المستوى الأول: إحضار المعلومات فقط.
  • المستوى الثاني: إحضار المعلومات وتحليلها.
  • المستوى الثالث: التوصية بقرار محدد يمكن اتخاذه بناءً على معلومات التحليل.
  • المستوى الرابع: اتخاذ القرار ، ولكنه يحتاج إلى الموافقة على القرار. المستوى الخامس: يتم اتخاذ القرار وتنفيذه دون موافقة إلا في حالة وجود اعتراض قوي.
  • المستوى السادس: يتم إبلاغ المسؤول بالنتيجة النهائية فقط.
  • المستوى السابع: يتم إخطار المسؤول في حالة الفشل فقط.
  • المستوى الثامن: هو مستوى السلطة المطلقة من مهام التفويض حيث لا يحتاج الشخص لإبلاغ المسؤول بأي شيء.
  • ضع في اعتبارك دائمًا أنه كلما زادت السلطة التي يمتلكها الشخص ، زادت احتمالية نجاحه ، لأنه سيشعر بحرية أداء المهمة بشكل خلاق كما يراه. بدون أي مضاعفات.

    نقل الأمر إلى أفراد آخرين في العمل

    أحد الأشياء الضرورية للتفويض الناجح للمهام هو أن الجميع يعرف ذلك ، لذلك عندما اسأل من أي موظف يقوم بمهمة ، قد يحتاج إلى التعامل مع الآخرين ، ويطلب منهم أداء بعض المهام الصغيرة ، وبالتالي إذا لم يكن الجميع على علم بهذه المسألة ، فقد تنشأ مشكلة ، وفي الوقت نفسه معرفة الأفراد مع هذا سيجعلهم على استعداد لمساعدة الشخص المطلوب لأداء مهمة. يمكنك شرح السبب الذي دفعك إلى تفويض المهام لهذا الشخص بالضبط ، وإذا أردت ، يمكنك إخبارهم بمستوى السلطة التي يمتلكها في هذه المهمة ، وأيضًا إذا كانت مهمته تتعلق بمهام الآخرين ، فأنت يمكن أن يفسر هذا للجميع ، حتى يكونوا على علم بذلك ، وهناك شكل معروف للتعاون من البداية. كل هذه الأشياء ستوفر لك الوقت ، وتضمن عدم تعطل العمل عندما يبدأ.

    دعم الشخص أثناء المهمة

    تحدثنا أيضًا في البداية عن اختيارك كشخص ما قد تفعله لتفويض المهام إليه قد يكون لأن هناك شيئًا يساهم في نمو الشخص ، ويكسبه مهارة جديدة ، وبالتالي يجب عليك العمل على ذلك.

  • تأكد من توفير الموارد اللازمة للشخص كما أخبرته. تأكد من إخبار الجميع أن هذا الشخص مطلوب لأداء بعض المهام.
  • حاول دائمًا متابعة المخاوف التي قد تتدخل معه في أداء المهمة ، ومساعدته على تجاوزها والتعامل معها ، و إذا لزم الأمر ، يمكنك تزويده بالتدريب لذلك.
  • شاهد تطور الشخص حتى الآن للتأكد من أنه على الطريق الصحيح.
  • مواقف افتراضية في المهمة

    عند تفويض المهام لأي شخص ، فأنت لا تفعل ذلك فقط لهذه المهمة ، لكنك تريد أن تقدم منفعة للشخص ، فهذه الميزة ستستمر معه طوال الوقت ولن تنتهي في مرحلة معينة ، لذا قد تكون مهتمًا بالتحدث معه حول بعض المواقف الافتراضية حول المهمة التي تقوم بها.

    شاهد أيضاً:  محترف في عالم الفوركس : كيف تصبح محترفا في سوق العملات او الفوركس ؟ (للمبتدئين)
  • هل هناك أشياء يحتاجها للنجاح؟
  • ماذا تعمل معه بشكل جيد في المهمة؟ ؟؟؟

  • ما هي الأشياء التي يفتخر بها في هذه المهمة؟
  • ما هي التحديات؟ يواجه؟
  • ليس من الضروري أن تدور جميع الأسئلة حول عملية تفويض المهام فقط ، ولكن يمكنك أيضًا التطرق إلى العمل ككل ، كما لو كنت تسأله عن الأشياء كان سيفعل لو كان في مكانك على سبيل المثال ، أو الأشياء التي يراها ضرورية للنجاح في العمل. إذا وجدته ردًا على أسئلتك ، يمكنك الاستفادة من ذلك وطلبه إعداد خطة تنفيذية للمسألة ، ولكن إذا رأيت أنه غير قادر على التعامل ، يمكنك السعي لتوفير التدريب له ، على سبيل المثال لتأهيله ، أو أي طريقة ستستخدمها.

    عندما تفعل ذلك ، ستفاجأ بالقدرات الإبداعية للموظفين ، ويمكنك الاستفادة من أفكارهم في العمل ، وتفويض المهام يساعدك على معرفة المزيد عن مهارات الموظفين الذين يعملون معك ، و كيف يمكنك الاستفادة من هذا في المستقبل ، وكذلك تحديد احتياجاتهم بما يمكنك التعامل معه في وقت لاحق.

    التدخل الصحيح في المهام

    عندما تطلب من الشخص القيام ببعض المهام ، كما تحدثنا ، يجب أن يكون هناك اتفاق حول التدخل الذي يحتاجه منك أثناء العمل. وبالتالي ، يمكنك التأكد من التواصل مع الشخص الذي طلبته منه لأداء المهام لمعرفة ما إذا كان بحاجة إلى تدخلك أم لا. وتذكر أنك بحاجة إلى الاثنين ، ونجاح العمل ، ونجاح الموظف في التعلم واكتساب مهارات جديدة ، وتطوير أدائه في العمل ، وبالتالي عند تفويض المهام ، يجب أن تكون تدخلاتك قليلة ، يعطي فرصًا للشخص للتعلم ، ولا يتأثر العمل.

    لا ترفض المساعدة أبدًا عندما يُطلب منك ذلك ، وتعلم أن هناك تدخلات مختلفة ، سواء كان التوجيه المباشر هو مشاركة الأفكار والآراء معه وهذا خيار مفضل لأنه لا يساعد على تنمية الأفراد ، بينما يمكنك الاعتماد على التدريب أكثر ، لأنه بعد أن تقوم بعملية تفويض المهام لشخص ، تبدأ بمساعدته من خلال مساعدته على التفكير النقدي في المهمة ، وكذلك تقديم أفكاره واقتراحاته ، وتقديم مفاتيح الحل له ، وتركه لصياغة الحل النهائي من وجهة نظره ، يساهم ذلك في منفعته أكثر من التوجيه المباشر.

    التعامل مع الإدارة التفصيلية

    أحد أسوأ الأشياء التي تحدث لأي شخص في العمل هو أن حظه يتزامن مع العمل تحت شخص يتبع أسلوب الإدارة التفصيلية ، حيث يتدخل المسؤول في جميع تفاصيل العمل مع الأفراد. بشكل مبالغ فيه ، بطريقة قد تترك انطباعات سلبية وتجعلها تكره العمل. لسوء الحظ ، قد تحدث هذه الإدارة التفصيلية إلى حد ما أثناء تفويض المهام بسبب الأمور التالية:

  • تقييم غير كامل: يحدث هذا لأنه في كثير من الحالات لا يتم تقييم المهام بشكل صحيح ، و لذلك يحدث الوفد تحت ضغط ، لذلك يتدخل المسؤول في العمل بعد أن يفوضه. عدم الوضوح بشأن مستوى السلطة: قد يعتقد الموظف أن لديه نوعًا معينًا من السلطة ، وفي الواقع ليس لديه هذا المستوى ، وإذا كان كل شيء واضحًا من البداية ، فهذا بالتأكيد لن يحدث. نؤكد أنه لا ينبغي دائمًا منح الأشخاص نفس المستوى من السلطة ، بل إنه كلما تطور الشخص ، يجب منح مستوى أعلى من السلطة عند تفويض المهام إليه في المستقبل. الاتفاق المكسور: يشعر الموظف تحت إدارة تفصيلية عند كسر الاتفاقية ، خاصة إذا لم يكن من الضروري القيام بذلك. بالطبع هذا يختلف عندما يكون ذلك ضروريًا ويجب أن يقوم به الشخص المسؤول ، لأن الشخص غير قادر على أداء ما هو مطلوب منه ، ولكن هذا يجب أن يحدث بعد مناقشة مع الشخص. في بعض الأحيان يتدخل المسؤول وينفذ مهمة ، والشخص الآخر قادر على أداء هذه المهمة ، وبالتالي يشعر بعدم الارتياح ، كما هو الحال مع فرصته للتعلم. الاتصال الضعيف: عندما يعتقد المسؤول أن تدخله ضروري ويفعل ذلك دون إخبار الشخص عن تدخله ، لأن هذا أمر خاطئ. كما نرى ، يمكن أن يؤدي تفويض المهام إلى مشكلة ، ويشعر الأفراد أنهم يعملون تحت إدارة تفصيلية ، في حين أن هذا ليس المقصود على الإطلاق ، وكل هذا يرجع فقط إلى خوف الشخص المسؤول من فشل العمل ، لذلك لا يشعر أن ما يفعله هو تدخل مبالغ فيه ، بل يرى أن ما يفعله ضروري لعدة أسباب:
  • تنفيذ المهمة أسهل من مطالبة الآخرين بذلك ، لذلك لا يحتاج إلى قضاء الوقت في المراحل الأربع من تفويض المهام ، ولكن يمكنه توفير هذا الوقت ، وهذا ليس حقيقيًا ، لأنه الوقت الذي سيستخدمه لتدريب ودعم الأفراد في يمكن للوقت الحالي أن ينقذه مستقبلاً عندما لا يُطلب منه أداء المهمة ، ويمكن القيام بذلك ببساطة عن طريق جعل عملية تفويض المهام تحدث تدريجيًا ، حتى يتقن الأفراد أداء المهام.

    شاهد أيضاً:  كيف تستخدم خدمة الدفع مقابل الإجراء أو ما يسمى بالـ CPA ؟

    الفريق مشغول بأداء العديد من المهام ، ولكن هذه المسألة خاطئة. يرغب الموظفون في الحصول على فرصة للتطوير ، حتى لو كان ذلك سيجبر الشخص على أن يطلب منهم تفويض مهامهم للآخرين ، لأداء المهام المطلوبة منهم ، وأيضًا من الخطأ أن يقوم الأفراد بالعديد من المهام من الألف إلى الياء ، ويفترض أن هذه المشكلة سيتم حلها إما عن طريق توفير أفراد جدد في العمل ، أو ليلة تقنية المهام المطلوبة لكل فرد.

    الخوف من فقدان السيطرة أو فقدان أهمية العمل للمسؤول ، وهذا الخوف يبدو منطقيًا بالتأكيد ، لأن المسؤول قد يكون أفضل شخص في القدرة على أداء عمله الأساسي ، ولكن من خلال التركيز على هدف يمكنه مساعدة الآخرين في تنفيذ هذه المسألة ، ومن خلال التوجيه والإرشاد ، تكون هذه المشكلة قابلة للحل ، وأنه كلما اضطلع الشخص بتفويض المهام للآخرين ، زادت فرصته لتحمل مسؤوليات أكبر في العمل .

    انعدام الثقة في الفريق ، الذي يعد من أخطر الأسباب التي يجب حلها ، إنها ليست مسألة تفويض فحسب ، بل تتعلق بالعمل ككل ، وبالتالي يجب على المسؤول معالجة هذه المشكلة ، سواء من خلال التحدث مع الأفراد ، أو حتى محاولة بناء الثقة في الفريق مرة أخرى من خلال التدريب.

    تذكر دائمًا في هذه المرحلة من تفويض المهام التي تركز على الدعم المناسب للأفراد ، وأن التدريب سيكون الخيار المفضل معظم الوقت للتوجيه المباشر في العمل.

    المرحلة الموجزة

    هذه المرحلة هي الأخيرة من المراحل الأربع لتفويض المهام ، والتي تتعلق بفكرتين ، تلخيص وتأمين نهائي المهمة. عندما ينتهي الشخص من أداء المهام المطلوبة منه ، يجب أن تجتمع معه لمناقشة نتائج المهام التي أنتجها ، وكذلك عملية التفويض والمراحل التي حدثت فيها ، ويجب على الشخص تحديد المشاكل التي حدثت معه ، والدروس التي تعلمها ، واقتراحاته لتحسين عملية تفويض المهام في الأوقات القادمة.

    تجنب لوم الشخص إذا فشل في تحقيق النتيجة النهائية ، ولكن يمكنك مساعدته على الاستفادة من الأخطاء حتى لا يتحدث إليه في المستقبل. يفضل أن يكون هناك جائزة للشخص إذا نجح في أداء المهام ، وفي جميع الأحوال يجب أن تكون مهتمًا بتقدير الجهود التي بذلها إلى جانب النتائج ، ويمكنك أن تطلب منه تقييم أدائك في تفويض المهام معه ، يمكن أن تساعدك هذه المسألة على تحسين مهارات التفويض الخاصة بك في المستقبل. بعد ذلك ، يمكنك الإعلان عن انتهاء المهمة المطلوبة من الشخص ، ونقل النتائج النهائية للجميع ، ويمكنك تكريم الشخص أمام الجميع إذا كانت هناك حاجة للقيام بذلك في حضوره.

    هذا النموذج ليس ضروريًا أن تستخدمه فقط لتفويض المهام للآخرين عندما تكون مسؤولاً عن الوظيفة ، حتى إذا كنت شخصًا يعمل كفرد عادي في الفريق ، يمكنك أن تطلب من رسمي لاستخدام هذه المراحل معك ، لأنه يساعد الفرد على التطور في العمل كما نرى ، ويساعدك على معرفة التحديات التي قد تواجهها أثناء العمل في واجبات الشخص المسؤول ، وقد يشعر الشخص بأن التحدث مع المسؤول صعب ، لكن لا تخافه إذا كنت تسعى للتطوير ، واحرص أيضًا على الالتزام بهذه المراحل حتى لو لم يقم المسؤول بذلك لك كما هو مطلوب ، حتى لو كنت ستدرب نفسك على المهام دون مساعدة من واحد.

    إن تفويض المهام أثناء حديثنا عنها هو إحدى المهارات التي نحتاجها جميعًا في العمل ، ويساعدك على تقليل الإجهاد في العمل ، كما يتيح لك مساحة كبيرة لمساعدة الأفراد على التطور من أنفسهم ، ويمنحك فرصة شخصية للحصول على المهام التي أقوم بها في العمل ، وكلما سعيت لتطوير مهارات التفويض الخاصة بي كلما قمت بتحسين الأمر لديك ، وفي النهاية ، ستضمن لنفسك ونجاح عملك ، وستكون قادرًا على إنشاء كوادر للعمل ، وضمان استمرارية العمل طوال الوقت.

    اترك تعليقاً

    لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *